Alle Unternehmer sind dazu verpflichtet, ihre Finanzen gründlich zu führen. Häufig werden hierzu Finanz- oder Steuerberater hinzugezogen. Mit ein wenig Sachverstand und Wissen, können Unternehmer allerdings sehr einfach ihre eigenen finanziellen Angelegenheiten regeln. Selbst wenn Dein Finanz- oder Steuerberater die Endkontrolle übernimmt, kannst du die täglich anfallenden administrativen Tätigkeiten direkt selbst machen und so Geld und Zeit sparen.

Bevor du mit der Buchhaltung beginnst, solltest du einige allgemeine Dinge beachten. Zum Beispiel gibt es Regeln, was alles verwaltet werden muss und für wie lange man sämtliche Dokumente aufbewahren sollte. Wenn Du gut auf deine Buchführung achtest und die folgenden Basisregeln einhältst, kannst du verhindern, dass dir Fehler in der Buchhaltung unterlaufen.

Beispiele hierfür sind:

• Kassenverwaltung und Rechnungen
• Buchungsbelege
• Provisorische Kontrollberechnungen
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Bankauszüge
• Verträge, Vereinbarungen und andere Absprachen
• Handels- und Geschäftsbriefe
• Korrespondenzen
• Software und Daten

Diese Dokumente und Dateien musst Du daher sehr gut aufbewahren. Das
Finanzamt kann nämlich bei einer Betriebsprüfung nach diesen Dokumenten fragen. Du bist dann dazu verpflichtet, diese vorzulegen.

Grundsätzlich gibt es verschiedene Arten von Dokumenten, die verschieden lange aufbewahrt werden müssen:

• Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege,
  Geschäftspapiere etc.), auch in elektronischer Form – 7 Jahre
• Unterlagen und Aufzeichnungen, die Grundstücke betreffen – 12 Jahre; für bestimmte Grundstücke sogar 23 Jahre

Eine gute Buchhaltungssoftware hilft dabei, Deine Geschäftsunterlagen
geordnet zu halten und bewahrt alle entsprechenden Dokumente minimum 7 Jahre auf. Wenn Du während dieses Kurses die Software InformerOnline gebrauchst, brauchst Du dir keine Sorgen zu machen. InformerOnline ist nämlich Partner der Stiftung Zeker-Online, die ein Gütesigel für zuverlässige Buchhaltungssoftware ausstellt. Eine zuverlässige und sichere Buchführung ist nämlich die Basis für eine gute Unternehmensführung, sowie auch eine entsprechende Steuererklärung.

Mittlerweile werden beinah alle Unternehmensdaten digital aufbewahrt. Für die Finanzbehörden sollte es ausreichen, wenn Du Rechnungen und Quittungen digital aufbewahrst. Zum Beispiel durch Einscannen. Um auf der sicheren Seite zu stehen, behalte jedoch auch immer die Originale.

Hierbei musst du allerdings einige Spielregeln beachten:

1. Ausnahmslos alle Daten werden digitalisiert
2. Die Daten verändern sich inhaltlich nicht
3. Das neue Aufbewahrungsmedium muss während der vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit verfügbar bleiben
4. Die Daten müssen schnell wieder lesbar gemacht werden können
5. Dokumente mit Echtheitsmerkmalen (z.B. Wasserzeichen) müssen immer physisch aufbewahrt werden

Wenn Du dich an diese 5 Regeln hältst, kannst Du also ohne Probleme alle
Rechnungen und andere Dokumente einscannen. In diesem Falle musst Du die Rechnungen & Quittungen nicht mehr physisch aufbewahren. Du musst nur gut auf diese Daten aufpassen. Bei InformerOnline kannst Du ganz einfach alle Rechnungen hochladen und diese werden dann digital gespeichert.

UBL (Universal Business Language) ist eine Art Standardsprache für elektronische Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen. Neben der PDF-Version der Rechnung wird bei einer UBL-Rechnung noch eine Datei in Auszeichnungssprache (.xml) mit gesandt. In dieser Datei stehen alle Informationen der optischen Rechnung zur Verfügung, welche maschinell ausgelesen werden können. Dies vereinfacht den Prozess der Auswertung einer Rechnung. In einigen EU-Ländern werden nur noch Rechnungen im UBL-Format akzeptiert. In Österreich ist das noch nicht üblich.
Nutzt Du bereits InformerOnline, kannst Du dich beruhigt
zurücklehnen, da die Software UBL Rechnungen auslesen und auch erstellen kann. So kannst Du sehr viel Zeit sparen, da alle wichtigen Informationen von der Software automatisch ausgelesen und eingetragen werden.